sistem dan sarana temu kembali informasi

Sistem temu kembali Informasi (information retrieval sistem) adalah suatu sistem penyimpanan, pencarian , dan pemeliharaan informasi . Informasi dalam konteks ini dapat terdiri dari teks  termasuk angka dan data tanggal ) , gambar , audio, video dan benda multi- media lainnya .

Tujuan sistem temu kembali informasi adalah

Tujuan umum dari Information Retrieval Sistem adalah untuk meminimalkan pengeluaran pengguna menemukan informasi yang dibutuhkan. 

Pendekatan Temu Kembali

2 pendekatan temu kembali, yaitu perspektif manusia dan mesin

a.       Perspketif manusia

1)      know-item searching adalah dilakukan oleh pengguna ketika mereka mencari dengan mengetahui bahan, seperti pengarang atau judul

2)      subject searching  adalah dilakukan oleh pengguna yang tidak mengetahui bahan secara khusus dalam pikiran, meraka dapat menelusuri dengan pendekatan subyek

b.      Perspektif mesin

1)      Citation indexing, menggunakan rujukan dimuncul pada akhir dokumen, khususnya tulisan penelitian.

2)      Hypertext links; dikenal dengan WWW (world wide web) mengidentifikasi kata atau prase dengan diklik maka terhubung dengan dokumen yang sesuai atau dokumen yang sama pada bagian lainya.

3)      Information filtering; teknik pemisahan (sorting) data yang besar untuk memberikan pencarian dalam susunan untuk mengeluarkan yang kurang sesuai.

4)      Image dan sound processing; masa pengembangan,  banyak penelitian menempatkan dalam teknik temu kembali gambar, video, dan suara secara langsung tetapi sistem kerjanya banyak menggunakan kata-kata.

Sarana temu balik koleksi perpustakaan

Pengindeksan menghasilkan dua sarana temu balik dokumen yang disimpan di perpustakaan:

1.                  Susunan dokumen di rak

2.                  Sistem katalog

SUSUNAN DOKUMEN

Susunan dokumen di rak dapat berfungsi sebagai sarana temu kembali apabila dokumen disusun berdasarkan suatu ciri yag signifikan, misalnya isi (untuk dokumen non fiksi) atau pengarang (untuk dokumen fiksi)

Ada dua sistem penempatan atau susunan di rak:

1.      Penempatan tetap (fixed location / fixed order)

a.       Dokumen disusun menurut penerimaan, ukuran atau ciri non signifikan lain

b.      Dokumen mempunyai tempat tetap

c.       Susunan dokumen tidak membantu sebagai sarana temu balik informasi

2.      Penempatan relatif (relative location / relative order)

a.       Dokumen disusun berdasarkan isinya (subyek) à menurut nomor kelas

b.      Dokumen dapat berpindah tempat jika ada dokumen baru

c.       Baik untuk ‘browsing’

d.      Merupakan sarana temu balik yang berguna (meskipun tidak sebaik katalog)

Kegunaan susunan dokumen sebagai sarana temu balik dokumen juga dipengaruhi oleh sistem pelayanan yang diterapkan di perpustakaan.

1.      Pelayanan atau susunan terbuka (open access)

2.      Pelayanan atau susunan tertutup (closed access)

Pelayanan atau susunan terbuka (open access)

Pemakai dapat memilih / mengambil sendiri dokumen yang dikehendaki sebab rak buku ditempatkan di ruangan yang terbuka untuk umum (pemakai)

Pelayanan atau susunan tertutup (closed access)

Pemakai tidak dapat mengambil sendiri, tetapi harus minta bantuan petugas. Dokumen ditempatkan di rak dalam ruangan tertutup untuk umum (pemakai). Dalam sistem pelayanan seperti ini dokumen tidak dapat berfungsi sebagai sarana temu balik bagi pemakai.

Kelebihan susunan dokumen sebagai sarana temu kembali:

1.      Langsung

2.      Memungkinkan browsing.

Kekurangan susunan dokumen sebagai sarana temu kembali:

1.      Pendekatan tunggal

2.      Susunan terputus (broken order)

3.      Dokumen mungkin tidak berada ditempatnya karena sedang dipinjam, dijilid kembali, dan lainnya.

KATALOG PERPUSTAKAAN

Fungsi katalog dirumuskan oleh Charles A. Cutter dalam Rules for a Dictionary Catalog (1876) sebagai berikut:

1.      Memungkinkan orang menemukan dokumen yang diketahui

a.       Pengarangnya;

b.      Judulnya, atau;

c.       subyeknnya

2.      Menunjukkan karya apa yang dimiliki perpustakaan

a.       Oleh pengarang tertentu;

b.      Mengenai subyek tertentu (dan yang berkaitan)

c.       Dalam jenis (atau bentuk) tertentu

3.      Membantu dalam pemilihan dokumen berkenaan dengan

a.       Edisinya;

b.      Sifatnya (karya sastra atau bukan)

Katalog perpustakaan dapat mengatasi keterbatasan susunan dokumen dengan memberikan pendekatan ganda (multiple approach), yaitu dengan memungkinkan pencarian lewat:

1.      Pengarang

2.      Judul

3.      Subyek

Proses pengindeksan menghasilkan suatu cantuman bibliografi (bibliographic record) untuk tiap dokumen yang dimasukan dalam koleksi perpustakaan.

Cantuman bibliografi terdiri atas sekelelompok data bibliografi yang mengidentifikasi dokumen dan sebab itu, dapat menjadi wakil ringkas dokumen.

Data dari cantuman ini disajikan dalam katalog berupa entri katalog. Entri katalog dapat diperbanyak dan ditempatkan di berbagai tempat di katalog, sehingga suatu dokumen dapat dicati dan ditemukan lewat berbagai pendekatan, misalnya lewat pengarang, lewat judul, lewat subyek.

Tiap entri terdiri atas :

1.      Deskripsi bibliografi berisi ciri-ciri fisik dokumen:

a.       Judul

b.      Keterangan edisi

c.       Keterangan khusus, jika ada (misalnya skala peta, penomoran majalah, dan lainya)

d.      Tempat terbit, penerbit, tahun terbit

e.       Jumlah jilid  / halaman, keterangan ilustrasi, ukuran, lampiran

f.       Keterangan seri

g.      Catatan, berupa data yang dianggap penting

h.      ISBN

2.      Tajuk atau heading

a.       Nama, judul, istilah (tajuk subyek) yang ditempatkan di atas deskripsi sebagai unsure yang menentukan tempat (urutan) entri dalam katalog. Tajuk juga menjadi titik temu (access point) yang memungkinkan entri ditemukan kembali (di retrieve) pada tahap penelusuran.

3.      Nomor panggil atau call number

a.       Biasanya terdiri atas nomor kelas + 3 huruf pertama nama pengarang + huruf pertama judul (dari kata pertama yang bukan kata sandang) untuk perpustakaan yang memakai sistem penempatan relative.

Contoh entri katalog:

635.977 45                     NAZ                 Nazaruddin P                             Palem hias: ragam jenis, budi daya, peluang bisnis, dan analisis usaha / Nazaruddin, Syah Angkasa. – Jakarta : Penebar Swadaya, 1997.                                Viii, 132 p. ; ilus. ; 23 cm.                                Bibliografi                                ISBN 979-497-405-2 1.    PALEM – BUDI DAYA      I. Judul     II. Angkasa, Syah

Contoh ini memperlihatkan format entri dari katalog berbentuk kartu. Jika katalog formatnya berbeda, misalnya katalog yang sudah computerized, yaitu dibuat dan disajikan dengan bantuan computer, maka penampilannya akan benda, namu data yang diberikan tetap sama.

Untuk tiap dokumen ada satu enteri yang disebut entri utama. Entri utama biasanya entri pengarang, yaitu entri yang tajuknya nama pengarang, tetapi kadang-kadang entri utama adalah entri judul. Entri utama dilakukan berdasarkan peraturan pengatalogan standard misalnya berdasarkan AACR2 atau Anglo-American Cataloging Rules 2nd ed.

Entri utama kemudian diperbanyak sesuai dengan pendekatan lain yang dibutuhkan untuk dokumen yang bersangkutan. Jumlah dan jenis entri tambahan (kecuali untuk entri tambahan subyek) juga harus dilakukan berdasarkan peraturan pengatalogan standard (AACR2).

Entri tambahan untuk subyek dibuat berdasarkan daftar tajuk subyek dan atau bagan klasifikasi.

Contoh satu set entri lengkap untuk buku Palem Hias sebagai berikut:

ß Entri utama = entri pengarang

Entri utama:

ß Jajakan

635.977 45                     NAZ                 Nazaruddin P                             Palem hias: ragam jenis, budi daya, peluang bisnis, dan analisis usaha / Nazaruddin, Syah Angkasa. – Jakarta : Penebar Swadaya, 1997.                                Viii, 132 p. ; ilus. ; 23 cm.                                Bibliografi                                ISBN 979-497-405-2 1.    PALEM – BUDI DAYA      I. Judul     II. Angkasa, Syah

Entri tambahan untuk pendektan lewat judul

Palem hias: ragam jenis, budi daya, peluang bisnis dan analisis usaha 635.977 45                     NAZ                 Nazaruddin P                             Palem hias: ragam jenis, budi daya, peluang bisnis dan analisis usaha / Nazaruddin, Syah Angkasa. – Jakarta : Penebar Swadaya, 1997.                                Viii, 132 p. ; ilus. ; 23 cm.                                Bibliografi                                ISBN 979-497-405-2

635.977 45                     NAZ                 Nazaruddin P                             Palem hias: ragam jenis, budi daya, peluang bisnis dan analisis usaha / Nazaruddin, Syah Angkasa. – Jakarta : Penebar Swadaya, 1997.                                Viii, 132 p. ; ilus. ; 23 cm.                                Bibliografi                                ISBN 979-497-405-2 1.    PALEM – BUDI DAYA      I. Judul     II. Angkasa, Syah

Entri tambahan untuk pendektan lewat pengarang ke-2

Angkasa, Syah 635.977 45                     NAZ                 Nazaruddin P                             Palem hias: ragam jenis, budi daya, peluang bisnis dan analisis usaha / Nazaruddin, Syah Angkasa. – Jakarta : Penebar Swadaya, 1997.                                Viii, 132 p. ; ilus. ; 23 cm.                                Bibliografi                                ISBN 979-497-405-2

Entri tambahan untuk pendektan lewat subyek

PALEM – BUDI DAYA 635.977 45                     NAZ                 Nazaruddin P                             Palem hias: ragam jenis, budi daya, peluang bisnis dan analisis usaha / Nazaruddin, Syah Angkasa. – Jakarta : Penebar Swadaya, 1997.                                Viii, 132 p. ; ilus. ; 23 cm.                                Bibliografi                                ISBN 979-497-405-2

Deskripsi bibiliografi pada tiap entri sama, karena tiap entri merupakan penggandaan entri utama, yang kemudian ditambahkan tajuk atau heading lain, sehingga dokumen ini selain lewat pengarang ke-1 dapat dicari juga lewat pengarang ke-2, judul dan subyek, sistem pembuatan entri katalog yang sangat praktis ini, disebut sistem entri unit atau unit entry sistem.